Helferportal — Benutzerhandbuch

Fassung 1.0 · Stand 22. August 2026

Teil 1: Für Mitglieder · Teil 2: Für die Vereinsverwaltung

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Wörterbuch — neun Begriffe, die alles andere tragen

Was du siehst, hängt von deinem Verein ab

Das Portal besteht aus Modulen, die jeder Verein einzeln ein- und ausschalten kann. Ein ausgeschaltetes Modul taucht weder im Menü noch in Formularen auf.

Wenn in diesem Handbuch etwas beschrieben ist, das du nicht findest, hat dein Verein das Modul nicht eingeschaltet. Das ist kein Fehler.

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Teil 1

Für Mitglieder

1.1 Hereinkommen

Wie du dich anmeldest, entscheidet dein Verein. Es gibt drei Wege — du bekommst genau einen davon mitgeteilt.

Beim Namen tippst du los und die Liste grenzt sich ein — steht «Noch ein Buchstabe…», tippe weiter. Hast du den falschen Namen erwischt, bringt dich «nicht ich?» zurück.

Abb. 1 — Anmeldung: Namensfeld mit Trefferliste

Steht «Dieser Link ist nicht mehr gültig», hat dein Verein den Zugang erneuert: «Bitte frage deinen Verein nach einem neuen Link.»

Passwort vergessen (nur beim Weg «E-Mail + Passwort»): Auf der Anmeldeseite steht «Passwort vergessen?». Du bekommst eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen. Bei den beiden Link-Wegen gibt es kein Passwort — dort wendest du dich an den Verein.

Abmelden: oben im Menü über «Abmelden». Auf einem fremden oder geteilten Gerät solltest du das tun; auf deinem eigenen kannst du angemeldet bleiben.

Eigenen Zugang mit Passwort einrichten

Stellt dein Verein auf E-Mail + Passwort um, erscheint unter Meine Daten (1.10) die Karte «Eigenen Zugang einrichten». Du gibst deine E-Mail-Adresse und zweimal ein Passwort ein (mindestens 8 Zeichen) und klickst auf «Zugang einrichten».

Die Karte verschwindet, sobald du das erledigt hast — wenn sie weg ist, ist es getan.

1.2 Das Portal aufs Handy legen

«Auf den Startbildschirm legen — dann bist du mit einem Tipp bei deinen Einsätzen.»

• Android / Computer: es erscheint ein Knopf «Installieren».
• iPhone / iPad: in Safari unten auf «Teilen» tippen und «Zum Home-Bildschirm» wählen. In Chrome oder Firefox auf dem iPhone gibt es diesen Eintrag nicht — dort funktioniert es nicht.

Das ist freiwillig — im Browser funktioniert alles gleich. Für Benachrichtigungen auf dem iPhone ist es allerdings Voraussetzung (siehe 1.13).

1.3 Meine Einsätze

Deine Startseite: wofür du eingeteilt bist, mit Einsatz, Spiel und Status. Bist du für nichts eingeteilt: «Aktuell sind dir keine Einsätze zugeteilt.»

Abb. 2 — Meine Einsätze

Darunter kann «Mir gutgeschrieben» stehen — «zählt für dich, geleistet hat es eine andere Person». Die Spalte «Ausgeführt von» sagt, wer tatsächlich dort war.

1.4 Offene Einsätze — selbst buchen

(nur mit dem Modul «Selbstbuchung»)

Einsätze, die noch niemand übernommen hat. Du klickst auf «Buchen» und bist eingeteilt.

Es gibt eine Frist. Der Verein legt sie fest; auf der Seite steht sie mit der konkreten Zahl, zum Beispiel «Selbstbuchung bis 14 Tage vor dem Spiel. Danach teilt der Verein ein.» Nach Fristablauf trägt der Einsatz den Chip «Frist abgelaufen».

Nicht buchbare Einsätze bleiben sichtbar, mit Grund — du sollst sehen, warum etwas nicht geht, statt eine Lücke vorzufinden.

Buchen setzt dich als Person ein; die Gutschrift geht an deine Gruppe. Klickt jemand gleichzeitig: «Jemand war schneller. Die Zeile verschwindet, die Liste lädt neu.»

1.5 Börse — Einsätze abgeben und übernehmen

(nur mit dem Modul «Börse»)

⚠ Der wichtigste Satz des ganzen Portals — er steht auch dort: «Anbieten befreit nicht: Ein angebotener Einsatz zählt weiter auf dein Soll, bis ihn jemand übernimmt.»

Deine Möglichkeiten (welche du hast, entscheidet dein Verein):

Übernehmen: Übernehmbare Einsätze stehen zuoberst; nicht übernehmbare bleiben sichtbar, mit Grund. Es gibt keine Sicherheitsabfrage — der Klick gilt sofort, und wer zuerst klickt, bekommt den Einsatz. Warst du zu langsam: «Zu spät: den Einsatz hat schon jemand übernommen.»

Abb. 3 — Börse mit angebotenen Einsätzen

Bist du in mehreren Gruppen, fragt das Portal: «Du bist in mehreren Gruppen. Für welche soll der Einsatz zählen?»

1.6 Angebote

Zwei Listen, und sie gehören zu zwei verschiedenen Rollen:

Eingang — du bist der Empfänger. Hier landet, was dir jemand direkt übertragen möchte. Du klickst «Annehmen» oder «Ablehnen». Nimmst du an, ist der Einsatz deiner.

Ausgang — du hast angeboten. Hier stehen deine eigenen offenen Angebote. Der Einsatz bleibt bei dir, bis das Gegenüber «Annehmen» geklickt hat. Du kannst ihn mit «zurückziehen» wieder an dich nehmen.

Ein Angebot verfällt nach einer Frist, die der Verein setzt; am Eintrag steht, wann — z. B. «verfällt in 6 Std.».

1.7 Meine Abwesenheiten

Trag Ferien und Sperrdaten ein — von, bis und ein freier Grund. Die automatische Verteilung berücksichtigt sie danach.

• Liegt in dem Zeitraum bereits ein Einsatz: «Achtung: in diesem Zeitraum hast du bereits einen gebuchten Einsatz. Warnung, keine Sperre.» Du kannst «Trotzdem eintragen» — der Einsatz bleibt aber bei dir.
• An jedem Eintrag steht die Herkunft: «von dir eingetragen» oder «vom Verein».

⚠ Zum Feld «Grund»: trag dort keine Gesundheitsangaben ein. Ein Stichwort wie «Ferien» oder «auswärts» genügt; wer das Feld liest, sagt dir dein Verein.

1.8 Was passiert, wenn du einen Einsatz nicht leistest

Dieser Abschnitt beantwortet die Frage, die im ersten Entwurf fehlte — und es ist die einzige, bei der es um Geld geht.

Schritt 1: Es wird festgestellt, ob du da warst. Am Spieltag hakt die verantwortliche Person ab. Vier Zustände sind möglich:

Schritt 2: Der Verein bewertet. Nur wenn dein Verein das Modul «Sanktionen & Bussen» einsetzt, kann aus «nicht erschienen» eine Sanktion werden. Sie entsteht nicht automatisch zu einer Forderung — der Vorstand entscheidet, ob er sie verrechnet oder erlässt.

Schritt 3: Erst das Verrechnen macht daraus Geld. Aus einer verrechneten Sanktion wird eine Rechnung, die du per Mail mit QR-Zahlteil bekommst.

Und am Saisonende die Ersatzabgabe. Wer sein Soll nicht erreicht hat, kann pro fehlende Einheit einen Betrag schulden — sofern der Verein einen solchen festgelegt hat.

Was du dagegen tun kannst, in dieser Reihenfolge: Abwesenheiten früh eintragen (1.7) · Einsätze rechtzeitig in die Börse geben (1.5) — aber daran denken: anbieten befreit nicht · und wenn etwas falsch erfasst wurde, beim Verein melden. Das Portal rechnet nur; entschieden wird im Verein.

1.9 Wer sieht was

Wer «der Verein» ist, steht in 2.10. Dort vergibt er fünf Rollen, und sie entscheiden, wer welche Zeile dieser Tabelle sieht. Wo in diesem Handbuch «die Vereinsverwaltung» oder «der Vorstand» steht, ist immer gemeint: wer die Rolle mit dem passenden Recht hat.

⚠ Deinen eigenen Zählstand siehst du im Portal nicht. Du siehst deine Einsätze (1.3) — Soll, Ist und Füllgrad führt der Verein (2.7). Wenn du wissen willst, wo du stehst, frag dort nach.

1.10 Meine Daten

Zwei Karten, und die Trennung ist der Punkt:

«Was du selbst änderst» — Adresse, Telefon, Sprache und was dein Verein freigegeben hat.

«Was der Verein führt» — Angaben, die du nur ansehen kannst, jeweils mit dem Grund. Darunter: «Stimmt hier etwas nicht, melde dich beim Verein — er führt diese Angaben.»

Abb. 4 — Meine Daten mit beiden Karten

Deine Rechte: Über die Selbstpflege hinaus hast du gegenüber deinem Verein ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Herausgabe deiner Daten. Zuständig ist dein Verein, nicht der Anbieter des Portals — er hat dazu einen Datenschutzhinweis, den du bei ihm findest.

⚠ Eine Löschung kann an einer Aufbewahrungspflicht scheitern. Hängen Rechnungen an dir, verweigert das Portal das Löschen des Kontos (2.6) — Belege müssen aufbewahrt werden. Dein Verein muss dir dann sagen, was er stattdessen tut: die übrigen Daten entfernen und den Beleg behalten. Dieses Recht entfällt dadurch nicht, es wird eingeschränkt.

1.11 Saison-Anmeldung

(nur mit dem Modul «Saison-Anmeldung», und nur während der Frist)

Vier Abschnitte: Lizenz · Mitgliederbeitrag («Wer vom Beitrag befreit ist, lässt das Feld leer») · Vereins-Ämtli (Häkchen für Vereinsleitung, J+S-Ausweis, Kastenschlüssel, Webmaster, Schreiberausweis, Schiedsrichter, dazu «TrainerIn bei» und «MV bei») · AHV-Nummer (freiwillig) — «Wird ausschliesslich für J+S-Meldungen gebraucht.»

Welche dieser sechs Ämtli überhaupt erscheinen, stellt dein Verein ein — bei dir kann die Liste also kürzer sein oder ganz fehlen. «TrainerIn bei» und «MV bei» stehen immer da.

Dann kommt ein Zwischenschritt. Der Knopf heisst «Überprüfen»: du siehst deine Wahl mit Beträgen und Summe, und erst dann steht dort «Verbindlich absenden». Zurück mit «Bearbeiten».

Abb. 5 — Saison-Anmeldung, Schritt «Bitte überprüfen»

Die Anmeldung erzeugt keine Rechnung. «Wer mitten in der Saison eintritt, zahlt einen anteiligen Beitrag; die Lizenz bleibt voll.» Nach der Abnahme durch den Verein steht «Abgenommen», und Änderungen laufen über den Verein.

Ist die Anmeldung nicht offen, sagt das Portal warum — noch nicht geöffnet, beginnt am …, Frist abgelaufen am …, oder Saison abgeschlossen.

1.12 Mein Kalender

(nur mit dem Modul «Kalender-Abo»)

Einmal «Kalender-Abo erstellen», Link kopieren, im eigenen Kalender eintragen. Anleitungen für Apple Kalender, Google Kalender und Outlook stehen aufklappbar auf der Seite.

⚠ Drei Dinge, die sonst zu Rückfragen führen:

• Der Link ist wie ein Passwort und funktioniert ohne Anmeldung. Wer ihn hat, sieht deine Einsätze. In falsche Hände geraten: «Link erneuern».
• Bei Google Kalender und Outlook holen deren Server deine Einsätze ab — bei Google also Google, bei Outlook Microsoft. Wer den Kalender seines Geräts nutzt, hat diesen Weg nicht.
• Ein Abo aktualisiert sich nicht sofort. «Google Kalender prüft oft nur alle paar Stunden bis zu einem Tag.» Kurzfristige Änderungen siehst du zuerst im Portal.

Im Kalender stehen die Einsätze der letzten drei Monate und des kommenden Jahres. Abgesagte Spiele tragen «ABGESAGT» im Titel.

1.13 Benachrichtigungen

(nur mit dem Modul «Push-Benachrichtigungen»)

«Kurze Meldungen direkt auf dein Gerät – zusätzlich zur E-Mail, nie an ihrer Stelle.» Du schaltest sie je Gerät ein.

Was du bekommst — und es sind genau drei Anlässe: die Zuteilung eines Einsatzes, die Erinnerung davor (der Verein stellt den Vorlauf ein) und die Verschiebung eines Spiels, für das du eingeteilt bist. Sonst nichts: keine Werbung, keine Sammelmeldungen, nichts zu Rechnungen oder Sanktionen.

Wenn kein Schalter erscheint, nennt die Seite den Grund: Verein hat es nicht eingerichtet · iPhone/iPad ohne Home-Bildschirm (1.2) · Browser kann es nicht · du hast abgelehnt.

Der Merksatz der Seite: «Die E-Mail bleibt der verlässliche Weg. Benachrichtigungen kommen zusätzlich – wenn dein Gerät gerade erreichbar ist.»

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Teil 2

Für die Vereinsverwaltung

2.1 Wie die Verwaltung aufgebaut ist

«Zugriff» ist eine Untergruppe der Verwaltung. Der Weg zu einem seiner Einträge lautet also immer Verwaltung → Zugriff → …. In diesem Handbuch bekommt der Bereich mit 2.10 ein eigenes Kapitel, weil er umfangreich ist — im Menü bleibt er, wo er ist.

Du siehst nur, was eingeschaltet ist und wofür du das Recht hast.

2.2 Schritt 0 — bevor die Reihenfolge losgeht

Bevor du einrichtest, müssen drei Dinge existieren:

1. Ein Vereinszugang. Er wird für euch freigeschaltet; damit beginnt die 60-tägige Testphase im vollen Funktionsumfang.
2. Ein erster Verwalter-Zugang — das Konto, mit dem du dich anmeldest. Weitere Verwalter holst du später selbst dazu (2.10).
3. Die Sportart-Vorlage. Beim Einrichten setzt sie die Start-Schalter der Module und bringt einen Grundbestand an Aufgaben und Eignungen mit. «Manuelle Änderungen haben Vorrang» — du kannst also alles überschreiben.

Was am Ende der Testphase geschieht: Bestellt ihr kein Abo, endet sie automatisch und der Zugang geht in den Lesemodus über (2.11). Es wird nichts sofort gelöscht — ihr könnt exportieren (2.9). Die genauen Fristen stehen in den AGB.

2.3 Einrichtung — die Reihenfolge, die funktioniert

Diese Reihenfolge ist kein Geschmack. Jeder Schritt braucht den vorherigen.

⚠ Die vier Stellen, an denen es in der Praxis klemmt: die Testmail vor dem Zugangs-Versand (Schritt 3) · Eignungen vor Aufgaben (Schritt 7) · Soll nach Teams und Saison (Schritt 10) · und Zugang zuletzt (Schritt 12).

2.4 Übersicht (Modul «Übersicht»)

Kennzahlen aus allen eingeschalteten Modulen. Es erscheint nur, was du ohnehin sehen darfst; was fehlt, sagt die Seite: «Nicht dabei (Modul aus oder fehlendes Recht): …»

Abb. 6 — Übersicht mit Kennzahl-Kacheln

2.5 Spielbetrieb

Spiele

«Manuell erfassen — Heimspiele erzeugen Einsätze über die Regeln.» Auswärtsspiele erzeugen keine Einsätze.

Wenn ein neues Spiel 0 Einsätze erzeugt, nennt das Portal den Grund — der erste ist der häufigste: «Keine Regel passt zu diesen Merkmalen — prüfe die Schreibweise (z. B. «2L» statt «2l»).»

⚠ Die Schreibweise ist der häufigste Stolperstein überhaupt. Merkmale werden exakt verglichen, Gross- und Kleinschreibung eingeschlossen. 2L, 2l und 2 L sind drei verschiedene Werte. Wer eine Liga anlegt, sollte sie ab da überall gleich schreiben.

Änderst du die Merkmale eines Spiels nachträglich — Liga, Geschlecht oder Heim/Auswärts —, ändern sich bestehende Einsätze nicht — dafür gibt es «Regeln anwenden» (2.7).

Zwei Kacheln, die nur erscheinen, wenn es sie braucht

Beide stehen oben auf der Spiele-Seite und bleiben unsichtbar, solange nichts zu tun ist. Sie zeigen nicht nur, was fehlt — sie tragen den Griff gleich mit.

«Spiele ohne Regel» — «Diese Spiele haben keine Einsätze und treffen auch keine Regel — es passiert dort still gar nichts. Sie sind der häufigste Grund für fehlende Helfer.» Genau das ist der Punkt: ein Spiel ohne passende Regel meldet sich von selbst nie.

Steht eine Liga-Schreibweise darunter, die keine Regel kennt (der Fall «2l» statt «2L»), bietet die Kachel «Regeln übernehmen von» an: Liga wählen, «Übernehmen». Die Regeln werden auf die Schreibweise kopiert und gelten dann auch für künftige Spiele. «Am Spiel selbst ändert sich nichts.» Die Vorauswahl ist ein Vorschlag — bestätigt werden muss sie trotzdem.

⚠ Auch hier entstehen die Einsätze nicht sofort. Danach kommt «Regeln anwenden» (2.7) — dort siehst du vorher, was passiert. Das gilt für beide Kacheln.

«Cupspiele ohne Team» — «Der Verbands-Feed nennt im Liga-Feld den Wettbewerb, nicht die Liga — welches eurer Teams spielt, steht dort nicht.» Ein Cupspiel passt deshalb auf keine Regel, obwohl an Liga und Regeln alles stimmt.

Die Kachel listet Datum · Gegner · Wettbewerb und je Zeile einen Wähler «— Team wählen —». Mit der Wahl sagst du zugleich, woher die Regel kommt: aus der Meisterschaftsliga des gewählten Teams. Dasselbe geht beim Bearbeiten eines Spiels — dort steht der Hinweis «Cupspiel: Das Team muss hier von Hand gewählt werden» neben dem Feld.

Drei Dinge, die man dazu einmal wissen muss:

• Ein zweites Team ist nicht nötig. Genau darum geht es: der Cup läuft mit demselben Team, demselben Kader und demselben Soll.
• Wer das Team wechselt, wechselt die Regel mit — sie wird neu berechnet, nicht fortgeschrieben. Nimmst du das Team wieder weg, ist das Spiel erneut ein Cupspiel ohne Zuordnung.
• Bereits zugeordnete Cupspiele behalten ihre damalige Liga. Steigt ein Team auf, bleibt an ihnen die Liga stehen, in der sie gespielt wurden. Das ist gewollt — ein Spiel wurde in der Liga gespielt, in der es gespielt wurde.

Fehlt beim gewählten Team selbst die Liga, sagt die Ohne-Regel-Liste das im Klartext: «Cupspiel: beim gewählten Team ist keine Liga hinterlegt — aus ihr käme die Regel.»

Auf derselben Seite: «Einsatzplan (PDF)». Zeitraum wählen, «Plan ansehen» oder «An alle Eingeteilten senden». Vorher zeigt das Portal, wie viele Post bekämen und wie viele ohne Mailadresse sind. Die Rückfrage ist deutlich: «Das lässt sich nicht zurücknehmen.»

Verbands-Sync

(Modul «Verbands-Sync»)

Zwei Begriffe zuerst:

• Feed — eine Adresse beim Verband, unter der euer Spielplan maschinenlesbar liegt. Ihr bekommt sie vom Verband, nicht vom Portal.
• Adapter — das Stück Software, das diesen einen Verband versteht. Heute gibt es den Adapter für VolleyManager; «weitere Adapter folgen».

Ablauf: Quelle einrichten (Adapter wählen, Feed-Adresse eintragen) → «Jetzt vom Verband abrufen» → Abgleich prüfen → «… Änderungen übernehmen» (der Knopf nennt die Anzahl).

Der Abgleich zeigt vier Abschnitte:

⚠ Zwei Fallen, die das Portal sichtbar macht:

• Nicht zugeordnete Teams werden übersprungen — Knopf «Zur Team-Zuordnung».
• Der Sync wendet die Regeln nicht selbst an. Er bringt den Spielplan, die Einsätze entstehen erst mit «Regeln anwenden» (2.7).

Zuteilung

(Modul «Zuteilung»)

Drei Knöpfe mit unterschiedlicher Wirkung:

Es wird nie sofort geschrieben. Zuerst eine Vorschau mit Zahlen («… Einsätze werden zugeteilt, … bleiben offen, … Zuteilungen werden aufgehoben»), dazu Fairness und Vor Ort verteilt als Vorher/Nachher-Balken. Erst «Übernehmen» schreibt.

Abb. 7 — Zuteilung: Vorschau mit Kennzahlen. Abgebildet ist «Alles neu verteilen» im Modus Personen — dort stehen alle drei Zahlen ungleich null, und die Fairness-Zahl zeigt, wozu sie da ist (36 → 1). «Vor Ort verteilt» erscheint nur im Modus Gruppen.

Was die zwei Kennzahlen messen:

• Fairness ist ein Streumass, kein Prozentwert: wie weit die Füllgrade auseinanderliegen. Je kleiner, desto gleichmässiger ist die Last verteilt; 0 hiesse, alle stehen genau auf ihrem Soll. Die Zahl allein sagt nichts — der Vergleich vorher gegen nachher ist der Punkt.
• Vor Ort verteilt ist der Anteil der Wochenend-Einsätze, die an ein Team gehen, das an diesem Tag ohnehin selbst spielt. Hoch heisst: wenige zusätzliche Anfahrten.

Jede Nicht-Zuteilung hat einen Grund im Klartext — «Gruppe spielt zu dieser Zeit selbst», «niemand mit der nötigen Eignung», «Abwesenheit eingetragen», «Sperrtag» und weitere.

Von Hand geht ebenfalls alles. Die Kandidatenliste nutzt dieselbe Prüfung wie die Automatik. Bei einem vergangenen Spiel fragt das Portal nach.

Check-in

(Modul «Check-in am Spieltag») — Liste oder QR-Code, einstellbar unter Module.

• Liste: du gehst die Personen des Einsatzes durch und tippst je Person den Zustand an. Funktioniert ohne Vorbereitung und trägt auch Helfer ohne Portalzugang.
• QR: du erzeugst einen Code zum Aufhängen oder Zeigen; die Personen scannen ihn und checken sich selbst ein. Setzt voraus, dass sie einen Zugang haben.

Vier Zustände, und der erste ist der wichtigste:

Diese Fläche ist fürs Handy gebaut: grosse Tippflächen, ein Tipp je Person, kein Speichern-Knopf — jeder Tipp geht sofort raus.

⚠ Es gibt bewusst keinen «alle als anwesend markieren»-Knopf. «Wer nicht angetippt wird, bleibt unbeurteilt.»

2.6 Personen (Import und Eignungen sind eigene Module)

Teams

«Teams anlegen, Merkmale pflegen und dem Verband zuordnen.» Ein Team kann aktiv sein und eine Bezeichnung im Verband tragen — Letzteres ist die Brücke zum Verbands-Sync.

Löschen ist möglich, im Unterschied zu einer benutzten Aufgabe: «Mitglieder bleiben erhalten, verlieren aber die Zuordnung.» Der Grund für den Unterschied: an einer Aufgabe hängen Einsätze, die ohne sie sinnlos würden; an einem Team hängt eine Zuordnung, die sich neu setzen lässt.

⚠ Was das Löschen eines Teams mitnimmt. Einsätze und Belege bleiben bestehen, aber sie verlieren ihren Team-Bezug — auch Gutschriften, die auf das Team gebucht waren, und das Soll des Teams. Für die Auswertung heisst das: der Verlauf dieses Teams ist danach nicht mehr zusammenzurechnen. Sind dem Team Zuständigkeiten zugeteilt, fragt das Portal vorher nach, statt still zu löschen.

Mitglieder

Liste mit Suche (Name oder E-Mail), Team-Filter und Seitenblättern. Je Person: Stammdaten, Eignungen, Soll (Eintritt, Austritt, Gewicht, individueller Zielwert), Abwesenheiten, Sprache und Benachrichtigungskanal. Der Zugang wird von hier verschickt: Mitglieder → ✉ «Zugang senden».

Zwei Felder mit Folgen: ohne E-Mail keine Erinnerungen und keine Rechnungen per Mail · ohne Geburtsdatum lässt sich das Alter im Geburtsjahr nicht sicher bestimmen.

Eine Person entfernen — der Weg, den ein Verein für ein Löschbegehren braucht: Mitglied öffnen → «Mitglied löschen», mit Rückfrage.

⚠ Hängen Rechnungen an der Person, verweigert das Portal die Löschung und nennt die Anzahl. Das ist Absicht: die Belege würden mitgelöscht, und sie unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Wer die Person trotzdem aus dem Betrieb nehmen will, setzt ein Austrittsdatum und nimmt sie aus dem Team.

Import

«Mitgliederlisten und Spielpläne aus Excel oder CSV einlesen.» Ablauf: Datei wählen (CSV oder XLSX) → «Vorschau erstellen» → prüfen → «importieren».

Es sind zwei Importe mit zwei Spaltensätzen, beide über dieselbe Fläche.

Mitglieder — welche Spalten die Datei haben darf. Die Kopfzeile entscheidet, die Reihenfolge ist egal, alle sind optional ausser dem Namen:

Die Vorschau markiert, was auffällt: neue Gruppen, unbekannte Eignungen, Kollisionen, «E-Mail unlesbar — wird leer importiert», «kein gültiger Name — wird übersprungen».

⚠ Jahrgang ist kein Geburtsdatum. Der Import kennt nur das Jahr (zwei- oder vierstellig); das taggenaue Geburtsdatum, das die Mitglieder-Maske führt, lässt sich damit nicht einlesen.

Spielplan — diese Spalten sucht das Portal, in beliebiger Reihenfolge und in mehreren Schreibweisen:

Die Kopfzeile wird gesucht, nicht angenommen — sie darf also unter einer Titelzeile stehen, wie im XLSX-Export aus dem VolleyManager. Erkannt wird die erste Zeile mit mindestens zwei bekannten Spaltennamen. Heim oder Auswärts ergibt sich aus dem Abgleich mit eurem Vereinsnamen.

⚠ Läuft der Verbands-Sync, ist ER die Quelle des Spielplans. Ein Datei-Import daneben erzeugt denselben Spielplan ein zweites Mal — deshalb ist der Weg gesperrt, solange ein Sync eingerichtet ist.

2.7 Einsatzplanung

Aufgaben

Je Aufgabe: Punktwert, optionale Dauer, nötige Eignung und drei Schalter — börsenfähig · nur über die Börse · selbstbuchbar.

Eine verwendete Aufgabe lässt sich nicht löschen. Das Portal nennt die Zahl der Regeln und Einsätze: «Deaktiviere sie stattdessen — bestehende Einsätze bleiben erhalten.»

Eignungen

(Modul «Eignungen & Voraussetzungen») — erteilt (mit Nachweis und Gültigkeit) oder abgeleitet (aus Geburtsdatum bzw. Jahrgang). Die Karte «Eignungs-Probleme» sammelt vier Fälle: abgelaufen · läuft ab · Alter unsicher · eingeteilt ohne Eignung.

Regeln

Eine Regel sagt: «Greift bei» diesen Merkmalen → «Erzeugt diese Einsätze».

Ein Beispiel für den Satz «die spezifischste passende Regel gewinnt»:

Ein Heimspiel der 2L Herren passt auf alle drei. Es gewinnt C, weil sie zwei Merkmale nennt und damit die genaueste ist — es entstehen vier Einsätze, nicht neun. Die Regeln A und B werden nicht zusätzlich angewendet.

Zwei Sätze, die man einmal gelesen haben muss: «Die spezifischste passende Regel gewinnt» und «Geänderte Regeln wirken auf künftige Einsatz-Generierung — bestehende Einsätze bleiben.»

Für den Bestand: «Regeln auf bestehende Spiele anwenden» — wieder mit Vorschau. Bereits zugeteilte überzählige Einsätze bleiben stehen und werden gemeldet.

Soll & Ziele

(Modul «Soll & Ziele») — Einstellungen: Einheit (Vorgabe «Einsatz»), Bewertung (fest / nach Dauer), Wert einer Stunde, Pro-rata für Ein-/Austritte. Die Fläche zeigt Soll · Ist · Füllgrad und macht je Gruppe einen Vorschlag zum Übernehmen.

Steht «Saison nicht gesetzt», führt «Saison pflegen» zur Vereinsseite.

2.8 Finanzen (jede Fläche hier ist ein eigenes Modul — siehe 2.12)

⚠ Die Kopplung, die man kennen muss: Sanktionen und Beiträge erzeugen ihre Belege im Modul Rechnungen. Ist «Rechnungen» aus, laufen beide ins Leere. Auf der Modul-Kachel steht darum «braucht Rechnungen».

Rechnungen

Eine Rechnung ist zuerst ein Entwurf und änderbar. Mit dem Festschreiben bekommt sie Nummer und Zahlungsreferenz — «lassen sich nicht mehr ändern, nur noch stornieren». Danach gibt es den QR-Beleg und den Versand per Mail. Die Zahlungsdaten des Vereins pflegst du auf derselben Seite.

Sanktionen

(Modul «Sanktionen & Bussen») — wie eine Sanktion entsteht: aus einem Einsatz, der als «nicht erschienen» festgestellt wurde (2.5), bewertet nach dem Katalog der Sanktions-Regeln (gestaffelt nach Stufe und Aufgabe — «Stufe» meint hier die Eskalationsstufe der Sanktion, nicht das Abo-Paket aus 2.12). Sie entsteht als Vorgang, nicht als Forderung.

Je Sanktion entscheidet der Vorstand: verrechnen (macht daraus eine Rechnung) oder erlassen. Erst das Verrechnen erzeugt Geld, und es ist immer ein Klick von Hand.

Beiträge

(Modul «Mitgliederbeiträge») — Tarife («eine Beitragsstufe … wird jeder Person einzeln zugewiesen, unabhängig von den Teams») · Wer zahlt was · Beitragsläufe: Vorschau → «Entwürfe erzeugen» → «Festschreiben und senden».

Wie ein Eintritt mitten in der Periode wirkt, stellst du unter Module ein.

Saison-Anmeldungen · Zahlungen · Journal

Saison-Anmeldungen (Modul «Saison-Anmeldung»): Ohne gesetzte Frist sehen die Mitglieder die Fläche nicht. Die Liste zeigt vor dem Klick, was sich am Mitglied ändern würde.

Welche Ämtli gefragt werden (auf derselben Fläche wie die Anmeldefrist): sechs Häkchen — Mitglied der Vereinsleitung · gültiger J+S-Ausweis · im Besitz eines Kastenschlüssels · Webmaster · Schreiberausweis · Schiedsrichter. Was hier abgewählt ist, erscheint im Anmeldeformular nicht mehr. «Bereits erfasste Angaben bleiben erhalten und kommen zurück, sobald das Ämtli wieder angehakt ist.» Wählst du alle sechs ab, sagt die Fläche es dir: «Das Formular fragt derzeit gar keine Ämtli — es zeigt nur noch Lizenz, Beitrag und die AHV-Nummer.»

Warum es diese Einstellung gibt: die sechs Häkchen stammen aus dem Formular eines Vereins. Für einen Verein ohne Kastenschlüssel und ohne Webmaster wäre ein Drittel des Formulars eine Frage, die niemanden betrifft — und ein Formular, das Unbeteiligtes fragt, wird überblättert.

⚠ Es ist eine Auswahl, keine freie Liste. Eigene Ämtli mit eigenen Namen gibt es nicht; du wählst aus den sechs bekannten aus. «TrainerIn bei» und «MV bei» sind davon nicht betroffen — die beiden werden immer gefragt, weil sie je Team beantwortet werden.

Zahlungen: Zeilen aus dem E-Banking einfügen → Vorschau → «Buchen». ⚠ Ein Betrag braucht zwei Nachkommastellen (45.00). Nicht Zugeordnetes bleibt stehen — «solange es hier steht, wird die zugehörige Person weiter gemahnt.»

⚠ Das Portal mahnt eure Mitglieder nicht von selbst. Es zeigt, wer offen ist, und hält den Stand aktuell — das Mahnen selbst ist Handarbeit des Vereins. Automatisch gemahnt wird nur euer eigenes Abo durch den Betreiber. Der zitierte Satz oben heisst also: die Person steht weiter auf eurer Liste, nicht dass ein Brief hinausgeht.

Journal: alle festgeschriebenen Belege und Zahlungen, mit Filtern, Summen und «Als CSV herunterladen». «Entwürfe stehen nicht im Journal — sie sind noch keine Forderung.»

2.9 Verwaltung

Verein

«Name, Saison und die Schreibweisen, unter denen der Verband euch führt.» Die dritte Karte ist wichtiger, als sie aussieht: jede hinterlegte Schreibweise gilt als «wir» — daran erkennt der Sync ein Heimspiel. «Wird keine gefunden, verschwindet das Spiel stillschweigend aus dem Abgleich.»

Der Export zum Mitnehmen

Auf derselben Seite unten: der Gesamt-Export als ZIP. Er enthält

• eine CSV aller Mitglieder (Name, E-Mail, Adresse, Sprache, Jahrgang, Team, Eignungen),
• alle festgeschriebenen Rechnungen als PDF,
• eine Liesmich-Datei zum Inhalt.

Er funktioniert ausdrücklich auch dann, wenn das Abo abgelaufen oder gesperrt ist — ein Verein soll nie von seinen eigenen Daten abgeschnitten sein. Entwürfe sind nicht dabei; sie sind keine Belege.

⚠ Was dieses Paket NICHT enthält: Einsätze, Zuteilungen, Abwesenheiten, Sanktionen, Zahlungen und Saison-Anmeldungen. Es ist der Bestand an Personen und Belegen, nicht der ganze Betrieb. Das Finanz-Journal holst du getrennt über «Als CSV herunterladen» (2.8).

Module · System · Benachrichtigungen

Module: Kacheln in vier Sachgruppen mit Zähler. «Deaktiviert = unsichtbar, nicht ausgegraut. Die Daten überleben den Schalter.» Einige Kacheln tragen die Einstellungen des Moduls (Börsen-Fristen, Selbstbuchungs-Frist, Check-in-Weg).

Abb. 8 — Modulübersicht mit Kacheln in vier Bereichen

System: E-Mail-Versand (Transport und Absender), Testmail senden, Ausgang (letzte 20) mit «Offene erneut senden», dazu das Vereins-Logo (PNG/JPEG, max. 1 MB).

Benachrichtigungen: Schalter «Automatische Benachrichtigungen» und Vorlauf, dazu Vorschau und «Jetzt ausführen». Der Automat ist ab Werk aus. Die Warnliste «Nicht erreichbar» nennt jede Person, die nichts bekäme, mit Grund.

2.10 Zugriff (unter Verwaltung)

Zugang: hier entsteht der Zugangs-Link und hier wählst du die Anmeldung (Link + Name · Link + Name + Code · E-Mail + Passwort). «Link neu erzeugen» ist die Reissleine.

⚠ Beim Umstieg auf Passwort-Login gibt es einen Übergang, und der ist Absicht. Der Zugangslink bleibt zunächst gültig, bis genug Mitglieder ein Passwort haben — erst dann macht ihr ihn zu. Die Rückfrage sagt vorher, wer danach ausgesperrt wäre.

Verwalter: «Jemanden dazuholen» per «Einladen», dazu «Offene Einladungen». Das ist der Kreis — wer hereindarf.

Rollen: was man drinnen darf. Fünf anpassbare Vorlagen:

Sehen und Bearbeiten sind getrennte Rechte. Ebenso getrennt in sehen und verwalten: Rechnungen, Sanktionen, Beiträge, Saison-Anmeldungen. Der Vorstand schaut hinein, der Kassier stellt aus.

Protokoll: «Was wurde geändert» — wer wann was getan hat. Nicht abschaltbar: ein Protokoll, das man erst einschalten muss, hat genau in der Zeit keine Einträge, in der man es später bräuchte.

2.11 Wenn das Abo nicht bezahlt oder die Testphase abgelaufen ist

Neben «Modul an» und «Modul aus» gibt es einen dritten Zustand, der den ganzen Zugang betrifft — er kommt nicht aus den Modulen, sondern aus dem Vertrag.

Für die Mitglieder heisst Lesemodus: sie kommen weiterhin ins Portal und sehen ihre Einsätze — aber sie können nicht buchen, nicht tauschen und keine Abwesenheit eintragen. Sag ihnen das, wenn der Zustand länger dauert; sonst melden sie einen Fehler, der keiner ist.

Aufgehoben wird der Lesemodus mit dem Zahlungseingang. Der Weg hinaus bleibt immer offen — die Abo-Fläche und der Export (2.9) sind nie gesperrt.

2.12 Die 17 Module im Überblick

⚠ Diese Tabelle ist eine Orientierung, keine Leistungsbeschreibung. Massgebend ist allein die Preisliste auf der Website; welche Module zu welchem Paket gehören, kann sich ändern, ohne dass dieses Handbuch neu erscheint. Die Spalte «Ab Paket» nennt das Paket, ab dem ein Modul heute verfügbar ist.

Die Pakete bauen aufeinander auf: Gratis → Basis → Mitmachen → Voll. Jedes enthält, was das darunter enthält.

⚠ «Kern» ist kein Paket, sondern das Gegenteil einer Stufe: so sind die Module gekennzeichnet, die immer da und nicht abschaltbar sind. Sie kosten nichts extra und lassen sich auch nicht wegnehmen.

⚠ Die Spalte «Bereich» ist keine Wegbeschreibung. Sie gruppiert die Module thematisch und deckt sich nicht mit den Menü-Gruppen aus 2.1: hier stehen Gruppen wie «Geld», die es im Menü nicht gibt, und Eignungen sowie Soll & Ziele liegen hier bei den Personen, im Menü dagegen unter Einsatzplanung. Wo etwas zu finden ist, sagt 2.1 — diese Tabelle sagt, was es kostet und wofür es da ist. Dasselbe gilt für Übersicht: im Menü eine eigene Gruppe, hier ein Modul unter «Spielbetrieb».

«Kern» heisst: lässt sich nicht abschalten. Die übrigen Namen sind Paketnamen; «Mitmachen» kommt zweimal vor — einmal als Sachgruppe im Menü, einmal als Paketname.

2.13 Vier Regeln, die überall gelten

1. Ausgeschaltet heisst unsichtbar, nicht ausgegraut — für Verwaltung und Mitglieder.
2. Daten überleben den Schalter. Ein Modul auszuschalten löscht nichts.
3. Rechnungen und Beiträge bleiben lesbar, auch ausgeschaltet — Buchungsbelege mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht.
4. Die Grenze zieht der Server, nicht der Bildschirm.

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